Tecnologia para gestão de RH – parte 2

Identificando Necessidades de Tecnologia

No linguajar tecnológico, estamos tratando de Análise de Requisitos. Isto significa nada mais, nada menos, que tratar de forma sistemática o levantamento de nossas necessidades. Quem lida com tecnologia conhece mil e uma metodologias para fazê-lo. Quem lida com RH sabe o que precisa, mas em geral não conhece como traduzir isto para modelos que os tecnólogos entendam. Daí temos um problema sério: RH pede uma coisa, TI entrega outra. A triste realidade é que este empasse acontece em muitos outros cenários, não somente de RH. Mas como estamos tratando de gestão de pessoas, vamos focar nestes casos.

Identificar necessidades envolve não somente analisar a maneira mais eficaz de solucionar um problema existente no negócio, mas, sobretudo, justificar sua solução empregando os recursos que se tem em mente. Muitas vezes definem-se o problema, a razão pela qual ele deve ser resolvido e os recursos que se deseja para resolvê-lo, mas a posição do gestor ou da alta direção é manter o problema como está ou utilizar os recursos que já estão disponíveis para solucioná-lo. Algo como “você está pensando em usar um canhão para matar formigas”. Neste caso, por exemplo, erra-se na visão do negócio e planejamento e não necessariamente na identificação das necessidades.

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Considerando, portanto, que o problema é mais complexo do que simplesmente alinhar a forma de lidar com a questão e sua comunicação, a proposta deste artigo é levantar um framework dos passos e boas práticas a serem seguidos neste processo. Enumeremos os principais aspectos primeiramente:

  • Definição do problema
  • Impactos da sua manutenção para o negócio
  • Possíveis soluções
  • Justificativas para a solução escolhida

Como estamos tratando de Tecnologia e RH, vamos direcionar a ideia, naturalmente, para situações que resultem (ou possam resultar) na escolha de implantação de soluções de tecnologia. Estes casos, notadamente, tendem a ter um processo de aprovação demorado, sobretudo se o orçamento levantado for muito alto.

Vamos às etapas.

Definição do problema

Melhor que falar, é descrever o problema. Ao escrevê-lo, a contestação ou possibilidade de falha de entendimento reduz-se drasticamente. E, ao fazê-lo colaborativamente, pode-se obter a contribuição de outras pessoas afetadas pelo mesmo problema. E a contribuição de outros pode ajudar significativamente para a sua aprovação e reforçar a justificativa para sua solução.

Ao definir o problema, deve-se focar na sua parte prática:

  • Como o trabalho é realizado no momento
  • Como o mercado costuma fazer isto
  • Como as empresas mais bem gerenciadas fazem isto
  • Descrição detalhada do problema, de como ocorre e possíveis insatisfações ou impactos gerados (devem-se guardar detalhes para a análise mais aprofundada adiante).

Impactos da sua manutenção para o negócio

Este é uma parte importantíssima do trabalho e muitas vezes negligenciada pelo RH. Fazer os cálculos de perdas, de horas de trabalho extra ou retrabalho, de impactos no resultado do negócio, de desperdício de recursos, de perda de mercado e do retorno de investimento (ROI) aferido ao se resolver o problema. Nesta etapa, é fundamental conhecer bem o negócio e os pontos impactados pelo problema para balizar a justificativa da sua resolução.

Um trabalho de consultoria ou até mesmo o alinhamento com fornecedores de soluções pode ajudar a montar este cenário. É parte do trabalho de gestores de negócios de empresas de consultoria ajudar o RH de potenciais clientes com a criação destes cenários, de forma a justificar possíveis investimentos futuros nos seus serviços. Explorar isto não é algo ruim, muito pelo contrário.

Possíveis soluções

Nesta etapa, é interessante elencar os possíveis caminhos a se tomar, por exemplo:

  • Manter o problema como está
  • Utilizar uma solução caseira para resolver parte do problema – em geral envolvendo mais pessoas para dar conta do trabalho
  • Resolver o problema parcialmente com uso de ferramentas existentes (papel, Excel ou afins)
  • Desenvolver um novo sistema
  • Contratar um sistema existente no mercado

Ao se analisar as possíveis soluções, recomenda-se avaliar os “trade off” de cada caminho seguido. E se for possível analisar os impactos em termos de custos de cada um dos caminhos, melhor ainda. A seguir consideramos um cenário para uma solução comum nas empresas, digamos, de gestão de treinamento e desenvolvimento.

Solução 1: Manter situação

Custo inicial: R$ 0,00.

Custo anual (extra): R$ 0,00.

Tempo para Implantação: Imediato.

Vantagens para o Negócio:

  • Não se perde tempo da equipe neste momento.

Desvantagens para o Negócio:

  • Escalabilidade: empresa crescendo teremos de parar para resolver o problema.
  • 20 horas mensais gastos pelo Gerente de RH para manter a situação, o que equivale a um custo de R$ 1.500,00/ mês para a empresa.
  • Incapacidade de gerar relatórios de forma rápida e confiável.

Solução 2: Contratar um novo profissional para fazer o trabalho manualmente

Custo inicial: R$ 2.000,00 (custo envolvido na contratação).

Custo anual (extra): R$ 60.000,00 (custo anual do novo colaborador).

Tempo para Implantação: 1,5 mês (tempo para contratar e treiná-lo).

Vantagens para o Negócio:

  • Profissional terá tempo disponível para ajudar em outras atividades.

Desvantagens para o Negócio:

  • Mesmas do caso anterior, mas possivelmente o custo mensal irá reduzir, pois a hora deste profissional é mais barata.
  • Haverá um período inicial de treinamento e capacitação cujo custo deve ser previsto como parte da resolução deste problema.

Solução 3: Utilizar o Excel para resolver o problema

Custo inicial: 80 horas do Gerente de RH ao custo de R$ 6.000,00 para a empresa. Caso o Gerente de RH não seja capaz de montar um Excel adequado, deve-se levantar o custo do uso do recurso adequado para fazê-lo mais do Gerente de RH para apoiá-lo.

Custo anual (extra): 20 horas mensais do gestor alimentando a planilha e gerenciando a persistência dos dados ao custo de R$ 1.500,00/ mês ou R$ 18.000,00/ ano.

Tempo para Implantação: 1,5 mês (dependendo da complexidade do caso, pode ser menos ou muito mais – se for mais que 3 meses, possivelmente é uma solução inviável usando Excel)

Vantagens para o Negócio:

  • Solução controlável pela empresa, podendo ser adaptada livremente no futuro.
  • Não existe preocupação com gestão de fornecedor ou necessidade de abertura de processo de compra (orçamento) ou recrutamento (head count).

Desvantagens para o Negócio:

  • Ao longo do tempo, a manutenção de um arquivo Excel é muito difícil, em alguns casos impossível.
  • A extração de relatórios é muito trabalhosa e gera um gasto de tempo cada vez maior ao longo dos anos.
  • Um arquivo Excel é muitas vezes bem entendido apenas por quem o criou e/ou quem o mantém. Quando o profissional deixa a empresa ou entra de férias, continuar sua manutenção gera um custo de aprendizado ou perda de produtividade difícil de mensurar.
  • Escalabilidade: existe um limite razoável para se resolver problemas utilizando Excel. Em situações de gestão de pessoas, na prática observada, este limite está entre 100 e 300 pessoas, dependendo dos dados que se deseja gerenciar. Pode-se fazer mais, mas o observado na prática é o descontrole e falta de persistência e confiabilidade dos dados e um elevadíssimo custo de manutenção, chegando em alguns casos a ter um ou mais profissionais inteiramente dedicados somente a gerenciar arquivos em Excel.
  • Um profissional médio de RH não possui as habilidades necessárias para tirar bom proveito das funcionalidades do Excel, gerando a necessidade de treinamentos ou o envolvimento de profissionais de outra área. Isto deve ser observado como custo extra.

Solução 4: Desenvolver um novo sistema

Custo inicial: Difícil de mensurar, pois cada caso é um caso, um valor aproximado para um sistema deste tipo giraria entre R$ 50.000,00 e R$ 150.000,00, considerando a contratação de uma fábrica de software nacional de pequeno ou médio porte com boa qualidade e referências.

Custo anual (extra): Em geral, 20% do custo inicial para manutenção e possíveis atualizações e acertos do sistema desenvolvido.

Tempo para Implantação: Também difícil de mensurar, depende de cada caso, mas não menos de 1 mês. Um valor estimado para este tipo de sistema seria de 3 a 6 meses, podendo acontecer entregas pontuais ao longo do tempo de projeto.

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Vantagens para o Negócio:

  • Um sistema desenvolvido para resolver o problema da empresa naturalmente terá a “cara” da empresa, encaixando-se exatamente nas suas necessidades.
  • Um sistema como este pode ser feito com base em planilhas Excel mais simples e fáceis de manter, o que permite chegar a um meio termo entre esta solução e a anterior.
  • Caso o processo espelhado no sistema seja inovador e não exista algo similar no mercado, isto pode gerar vantagem competitiva para a empresa. Em termos práticos, porém, isto é pouco comum no caso de sistemas de RH.

Desvantagens para o Negócio:

  • Engessamento: como o sistema foi feito sob medida, existe uma grande chance de o fornecedor não tê-lo vendido para outros clientes e o sistema não ter se tornado um produto amplamente oferecido ao mercado. Por consequência, o sistema somente evoluirá ou sofrerá melhorias conforme demanda da empresa, o que gera mais custos e maior dependência ao fornecedor.
  • Todo novo profissional terá de ser treinado no sistema, pois ele é peculiar à empresa. Não haverá formas de se contratar um profissional com conhecimento prévio da operação do sistema. Caso o sistema seja complexo, isto pode gerar custos razoáveis.
  • A migração para outro sistema, no futuro, pode ser um problema, caso não se tenha feito um acordo prévio claro em relação a como tratar isto, o que pode gerar prejuízos.
  • O tempo de resposta para resolução de falhas nem sempre é eficaz, pois o fornecedor possui somente um cliente utilizando este sistema. Para níveis de serviço de maior qualidade, o custo pode ser proibitivo.
  • A falta de uma base ampla de clientes reduz o poder da sabedoria das multidões: muitas vezes, um problema enfrentado por um cliente já foi enfrentado e resolvido por outro e o fornecedor pode apoiar os demais clientes mais rapidamente.

Solução 5: Contratar um sistema existente

Custo inicial: Entre R$ 10.000,00 e R$ 500.000,00 (depende do escopo, que tem muitas variações). Deve-se somar o tempo de dedicação da equipe interna, que deve ser em torno de 70% do custo de planilhas Excel, já contando com o processo de escolha do fornecedor (desde que estruturado). Para uma empresa de porte médio (300 colaboradores), uma estimativa razoável é de cerca de R$ 100.000,00, considerando a consultoria para apoio à empresa no início. Estes valores costumam ser bastante negociáveis, de acordo com o escopo do projeto.

Custo anual (extra): Varia conforme o escopo e o número de usuários do sistema, normalmente. O interessante é pensar no custo mensal por colaborador, que pode variar de R$ 2,00 a R$ 15,00, dependendo do escopo dos serviços incluídos pelo fornecedor. Deve-se somar o custo de administração da equipe interna, que deve chegar à metade ou menos do esperado com planilhas Excel (deve-se acordar e validar isto com o fornecedor).

Tempo para Implantação: No mínimo 1 mês. Uma média aponta para algo entre 4 e 6 meses.

Vantagens para o Negócio:

  • Boas práticas: um fornecedor com ampla base de clientes adiciona muito conhecimento e permite evitar erros simplórios, além de permitir a comparação com empresas similares.
  • Suporte de nível mundial: dependendo do fornecedor, é possível optar por um nível de serviço com tempos de resposta para resolução de problemas entre 24 e 48h, ou até menos para casos mais simples. Se o fornecedor possui uma base ampla de clientes, estes serviços possuem custos muito baixos.
  • Base de Conhecimento: muitas vezes um problema novo para um cliente já foi enfrentado por vários outros e o fornecedor já sabe como resolvê-lo e pode orientar o cliente rapidamente.
  • Adaptabilidade: com o tempo, as demandas de negócios mudam e o fornecedor irá aos poucos adaptando sua tecnologia para se adequar a estas mudanças, em benefício de seus clientes e muitas vezes sem repassar estes custos para eles.
  • Amplitude do projeto: muitos fornecedores oferecem novos módulos ou expansão do sistema com custos muito mais baixos ou até mesmo sem custos. Devem-se observar estas possíveis vantagens para resolver outros problemas de uma vez só.

Desvantagens para o Negócio:

  • Dependência do fornecedor: existem dois aspectos relacionados a este item, i) o fornecedor pode passar a conhecer o negócio mais que o próprio cliente, o que gera perda de conhecimento – e conseqüentemente riscos – para o negócio e ii) o cliente deve se precaver no acordo inicial para poder fazer uma possível migração de dados no futuro, caso haja qualquer problema com o fornecedor – e evitar grandes prejuízos quando isto ocorrer.
  • Problemas com fornecedor: a escolha de um fornecedor de classe mundial, com diversos clientes, histórico de bons resultados e boas referências é fundamental para evitar problemas como falência, fusões, mudanças estratégicas, descontinuidade do produto, obsolescência. Estas devem ser preocupações tratadas na escolha dos fornecedores.
  • Custo: deve-se tomar cuidado ao definir o escopo do problema. Dependendo do que se deseja fazer, pode-se gerar uma demanda muito grande sobre o fornecedor e resultar numa solução inviável economicamente.

Estes aspectos ainda devem observar questões particulares do negócio, como cultura e aceitação de mudanças, sistema legados, estrutura hierárquica e de aprovação, disponibilidade de recursos – financeiros e humanos –, envolvimento da área de TI, dentre outros.

Justificativa para a Solução Escolhida

Uma vez feito o detalhamento deste trabalho, deve-se dar prioridades às vantagens e desvantagens, considerando o que é de fato relevante e cabe no atual contexto da empresa. Deve-se buscar alinhar com os objetivos estratégicos do negócio e verificar qual das possíveis soluções se encaixa melhor no cenário em que vive a empresa, levando em consideração diversos fatores:

  • A empresa é inovadora e aceita bem novas tecnologias. Ou pelo contrário, é conservadora e reticente com seu uso.
  • Existem questões políticas ou burocracias envolvidas que limitam muito algumas das soluções.
  • A empresa possui ou não recursos para investir.
  • O processo de decisão de orçamento já está fechado para o ano ou demorará tanto que não vale a pena esperar considerando a gravidade ou urgência do problema

Finalmente, com base nos aspectos levantados de cada solução e nas características da empresa, devem-se classificar as soluções segundo os critérios:

  • Solução mais adequada para o contexto atual da empresa – olhando para o trimestre atual.
  • Melhor solução no ponto de vista do RH – que irá gerar maiores benefícios e satisfação para o RH.
  • Melhor custo x benefício – se for feita uma análise de ROI, a que tiver maior retorno.
  • Melhor solução do ponto de vista estratégico da empresa – olhando para o longo prazo.

Se uma das soluções for unânime, não há dúvidas, ela deve ser a escolhida. Se não houver consenso – e não existe fórmula para isto – deve-se escolher a solução que atende à classificação considerada mais importante. O contexto atual da empresa pode apontar para a solução mais barata, independentemente dos seus resultados. No entanto, a análise realizada possivelmente apontará que a melhor solução para o longo prazo deve ser outra.

De toda forma, independentemente da solução escolhida, o trabalho realizado para este levantamento garante que foi feito o melhor possível para orientar a empresa para a escolha mais acertada.

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